Lean Supply Chain Management

Lean Supply Chain Management

Oleh: Vincent Gaspersz

Lean supply chain bertujuan untuk mengurangi atau menghilangkan pemborosan (waste) atau aktivitas-aktivitas tidak bernilai tambah sepanjang total supply chain flow dan terhadap produk yang bergerak sepanjang rantai nilai dari supply chain itu.

Prinsip-prinsip lean yang diterapkan dalam supply chain management adalah mencakup lima aspek berikut:
(1) Menetapkan keterkaitan dan aliran dalam jaringan pemasok (supplier network),
(2) menghilangkan atau mereduksi ongkos-ongkos transaksi,
(3) menggunakan komunikasi visual,
(4) menerapkan metode-metode kerja standar, dan
(5) menurunkan atau mengurangi procurement lead time dan waktu tunggu inventori.

Manfaat dari penerapan lean supply chain management yang dilaporkan oleh berbagai perusahaan, adalah:

*) Reduksi biaya total sekitar 20% - 50%
*) Reduksi waktu tunggu sekitar 50% - 90%
*) Reduksi cost of poor quality (COPQ) sekitar 60% atau lebih
*) Reduksi inventori sekitar 50% atau lebih
*) Reduksi penggunaan lantai pabrik dan gudang sekitar 30% - 70%
*) Reduksi overall cycle time sekitar 60% atau lebih.

Sumber: "Lean Supply Chain Management: An Executives Guide to Performance Improvement" by R. Michael Donovan, 2005.

Untuk mengembangkan lean supply chain, management harus memperhatikan berbagai hal berikut:

*) Memahami prinsip-prinsip lean sebagai suatu perjalanan (journey) bukan tujuan (destination), sehingga peningkatan terus-menerus dapat berlangsung dengan baik.

*) Memperoleh komitmen dari manajemen puncak, karena peningkatan terus-menerus membutuhkan dukungan terus-menerus.

*) Membangun multi-discipline team untuk menangani satu proyek terintegrasi agar memahami lean supply chain management. Termasuk memahami dampak pada organisasi dan kultur ketika mendesain dan menerapkan prinsip-prinsip lean dalam total supply chain process. Analisis risiko juga perlu dilakukan sebelum mendesain dan menerapkan lean supply chain.

*) Melakukan analisis terhadap total supply chain process secara keseluruhan, tidak hanya pada bagian-bagian tertentu saja atau secara parsial.

*) Memetakan proses-proses sepanjang total supply chain process, dan mengidentifikasi key waste sepanjang total supply chain itu.

*) Menghindari kanibalisasi proses, seperti hanya memfokuskan pada bagian-bagian tertentu saja, misalnya: hanya berfokus pada warehousing atau transportasi atau aspek lain secara parsial. Fokus perhatian dari lean supply chain seharusnya pada total supply chain process secara keseluruhan.

*) Mempelajari dan memahami dampak dari hubungan sebab-akibat dalam total supply chain process itu. Sebagai misal, ongkos transportasi yang tinggi, dapat menjadi masalah atau hanya gejala saja. Demikian pula inventori yang tinggi apakah merupakan masalah utama atau hanya gejala dari masalah dalam total supply chain process itu? Pendekatan problem solving yang mampu mengidentifikasi sampai pada akar penyebab dari masalah akan sangat membantu untuk menyelesaikan masalah dalam total supply chain process itu. Dengan kata lain kita harus menemukan akar penyebab, bukan sekedar gejala yang muncul ke permukaan sepanjang total supply chain process itu.

*) Selalu menanyakan kepada pelanggan atau proses berikut tentang bagaimana baiknya supply chain itu beroperasi, karena dalam lean supply chain memang diciptakan untuk atau berfokus pada pelanggan, karena sistem tarik (pull system) yang diterapkan tergantung atau dikendalikan oleh proses berikut.

*) Bekerjasama dengan pemasok (suppliers) tidak hanya dalam proses transaksi tetapi dalam membangun sistem yang apabila memungkinkan maka akan menerapkan prinsip-prinsip VMI (Vendor-managed inventory). Dalam konteks ini analisis atau evaluasi kinerja yang berkaitan dengan supplier performance akan menjadi titik kritis (critcal point) dalam implementasi lean supply chain. Ukuran-ukuran kinerja kunci yang perlu diperhatikan adalah berkaitan dengan total cycle time, costs and inventory (dalam nilai uang dan unit), dan inventory turn-over.

*) Mengintegrasikan supply chain yang telah bebas waste. Hal ini dapat dilakukan melalui pemetaaan total supply chain prosess, mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang tidak bernilai tambah, dampak dan hubungan sebab-akibat yang ada dalam proses, merasionalisasi proses, memperbaiki proses yang ada melalui streamline the process untuk menghindari kompleksitas yang tidak perlu, termasuk menghilangkan unnecessary suppliers and service providers.

*) Menggunakan teknologi sebagai bagian dari total supply chain process improvement. Memahami di mana ERP standar dan software lainnya dapat berperan untuk mendukung lean supply chain management itu.

*) Membuat agar lean supply chain menjadi visible, dan harus mengakui bahwa blind spots dapat menjadi areas of waste.

*) Melibatkan change management dalam lean supply chain management itu.

KESIMPULAN
Lean supply chain management adalah bukan sekedar memperbaiki apa yang salah yang selama ini memang dikerjakan secara tidak benar, tetapi berkaitan dengan desain dan implementasi prinsip-prinsip lean ke dalam total supply chain process, dengan tujuan utama adalah menghilangkan pemborosan (waste) dan aktivitas-aktivitas tidak bernilai tambah. Peningkatan kinerja dari lean supply chain management harus mengacu kepada reduksi total cycle time, inventori, dan ongkos-ongkos sepanjang total supply chain process. Hal ini membutuhkan usaha peningkatan terus-menerus yang didukung oleh manajemen dan karyawan melalui penciptaan learning organization dan perubahan kultur yang mendukung pencapaian dari lean supply chain itu.