8 Langkah 7 Alat (DELTA)

Langkah-langkah Solusi Masalah Kualitas Yang Efektif

Oleh: Vincent Gaspersz

Delapan langkah dan Tujuh Alat dalam solusi masalah kualitas yang telah umum diketahui SANGAT BERMANFAAT bagi pemula yang terlibat dalam proses peningkatan kinerja kualitas maupun produktvitas perusahaan.

Delapan langkah itu adalah
Langkah 1. Mendefinisikan Masalah dan Menentukan Tema Perbaikan Kualitas
Langkah 2. Mencari Semua Penyebab yang Mungkin
Langkah 3. Menganalisis Akar Penyebab Masalah
Langkah 4. Merencanakan Tindakan Perbaikan
Langkah 5. Melaksanakan Perbaikan
Langkah 6. Mempelajari Hasil-hasil Perbaikan
Langkah 7. Menstandardisasikan Solusi dan Praktek-praktek Terbaik
Langkah 8. Membuat Laporan Akhir dan Menentukan Rencana Perbaikan Kualitas Berikutnya

Penjelasan singkat dari ke-8 langkah tersebut di atas, adalah sebagai berikut.

Langkah 1
Mendefinisikan Masalah dan Menentukan Tema Perbaikan Kualitas
Definisi Masalah
• Suatu masalah didefinisikan sebagai kesenjangan (gap) antara situasi sekarang dan target yang diinginkan!
• Dalam bidang kualitas, masalah adalah kesenjangan (gap) antara output dari proses sekarang dan kebutuhan pelanggan, baik pelanggan internal (proses berikut dalam SIPOC—Suppliers-Inputs-Processes—Outputs-Customers) maupun pelanggan eksternal (customer needs).

Tema Perbaikan Kualitas HARUS terkait langsung dengan masalah-masalah kualitas yang dihadapi dalam lingkungan kerja perusahaan masing-masing. Ketika mengidentifikasi dan memilih masalah, tim peningkatan kualitas (Quality Improvement Team) HARUS mengembangkan suatu pernyataan masalah yang dipahami secara jelas oleh semua anggota team itu.

Pernyataan Tema Perbaikan Kualitas HARUS menggunakan kata kerja:
Meningkatkan, Menurunkan, Menghilangkan, dll, serta HARUS memperhatikan prinsip SMART (Specific, Measureable, Achievable/Actionable, Result-oriented and Relevant to Corporate Goals, Timely or Time-bound).

Langkah 2
Mencari Semua Penyebab Yang Mungkin Tim peningkatan kualitas HARUS mengidentifikasi semua penyebab yang mungkin mengakibatkan masalah yang telah diidentifikasi dalam Langkah 1 di atas. Langkah 2 ini mencakup pengumpulan dan pengorganisasian data untuk mendokumentasikan penyebab-penyebab masalah.

Penyebab-penyebab masalah yang mungkin bersumber dari controllable factors (7M: Manpower, Methods, Materials, Machines, Mother Nature or Media (Working Environment), Motivation and Money) dan penyebab-penyebab yang dapat diperkirakan atau diprediksi (predictable causes) yang bersumber dari uncontrollable factors.
Suatu masalah yang terjadi SELALU bersumber dari elemen-elemen proses yang terdiri dari: 7M, yaitu:

1. Manpower (tenaga kerja)
Berkaitan dengan kekurangan dalam pengetahuan (tidak terlatih, tidak berpengalaman) , kekurangan dalam keterampilan dasar yang berkaitan dengan mental dan fisik, kelelahan, stress, ketidakpedulian, dll.

2. Machines (mesin-mesin) dan peralatan
Berkaitan dengan tidak ada sistem perawatan preventif terhadap mesin-mesin produksi, termasuk fasilitas dan peralatan lain, tidak sesuai dengan spesifikasi tugas, tidak dikalibrasi, terlalu complicated, terlalu panas, dll

3. Methods (metode kerja)
Berkaitan dengan tidak ada prosedur dan metode kerja yang benar, tidak jelas, tidak diketahui, tidak terstandardisasi, tidak cocok, dll.

4. Materials (bahan baku dan bahan penolong)
Berkaitan dengan ketiadaan spesifikasi kualitas dari bahan baku dan bahan penolong yang digunakan, ketidaksesuaian dengan spesifikasi kualitas bahan baku dan bahan penolong yang ditetapkan, ketiadaan penanganan yang efektif terhadap bahan baku dan bahan penolong itu, dll.

5. Mother Nature or Media
Berkaitan dengan tempat dan waktu kerja yang tidak memperhatikan aspek-aspek kebersihan, kesehatan dan keselamatan kerja, dan lingkungan kerja yang kondusif, kekurangan dalam lampu penerangan, ventilasi yang buruk, kebisingan yang berlebihan, dll.

6. Motivation (motivasi)
Berkaitan dengan ketiadaan sikap kerja yang benar dan profesional (tidak kreatif, bersikap reaktif, tidak mampu bekerjasama dalam tim, dll), yang dalam hal ini disebabkan oleh sistem balas jasa dan penghargaan yang tidak adil kepada tenaga kerja.

7. Money (keuangan)
Berkaitan dengan ketiadaan dukungan finasial (keuangan) yang mantap guna memperlancar proyek peningkatan kualitas yang akan diterapkan.

Langkah 3
Menganalisis Akar Penyebab Masalah Tanda pertama dari masalah adalah gejala(symptoms), bukan penyebab (causes). Oleh karena itu tim peningkatan kualitas perlu memahami apa yang disebut sebagai: gejala (symptoms), penyebab (causes), dan akar penyebab (root causes).

Bertanya mengapa beberapa kali menggunakan why-why diagram akan mengarahkan kita untuk sampai kepada akar penyebab masalah, sehingga tindakan yang sesuai pada akar penyebab masalah yang ditemukan itu akan menghilangkan masalah.

Akar-akar penyebab masalah yang ditemukan itu, kemudian dikelompokkan ke dalam faktor 7M (Manpower, Machines, Methods, Materials, Mother Nature or Media, Motivation, Money).

Langkah 4
Merencanakan Tindakan Perbaikan Rencana solusi masalah kualitas HARUS berfokus pada tindakan-tindakan untuk menghilangkan akar penyebab dari masalah yang berada dalam lingkup tanggung jawab departemen dalam organisasi (controllable causes), dan mengantisipasi penyebab-penyebab tidak terkendali tetapi dapat diprediksi sebelumnya (uncontrollable but predictable causes).

Langkah 5
Melaksanakan Perbaikan Melaksanakan perbaikan berarti implementasi tindakan korektif
permanen yang sangat membutuhkan komitmen manajemen dan karyawan serta partisipasi total untuk secara bersama-sama menghilangkan akar penyebab dari masalah kualitas yang telah teridentifikasi dalam langkah ketiga di atas. Pencatatan data kualitas juga harus dilakukan selama tahap implementasi ini serta harus mengidentifikasi penyebab apabila terjadi penyimpangan dalam tahap implementasi tindakan korektif permanen ini.

Langkah 6
Mempelajari Hasil-hasil Perbaikan Setelah implementasi proyek peningkatan kualitas selama jangka waktu tertentu oleh tim peningkatan kualitas, biasanya 3-6 bulan, perlu dilakukan studi dan evaluasi berdasarkan data yang dikumpulkan selama tahap pelaksanaan proyek peningkatan kualitas itu guna mengetahui apakah jenis masalah yang ada telah hilang atau berkurang, yang menunjukkan bahwa proyek peningkatan kualitas itu benar-benar efektif dan efisien!

Langkah 7
Menstandardisasikan Solusi dan Praktek-praktek Terbaik Hasil-hasil yang memuaskan dari tindakan korektif permanen atau solusi masalah melalui proyek peningkatan kualitas harus distandardisasikan, dan selanjutnya melakukan peningkatan terus-menerus pada jenis masalah yang lain mengikuti Delapan Langkah yang dikemukakan.
Standardisasi dimaksudkan untuk mencegah masalah yang sama terulang kembali.

Terdapat dua alasan melakukan standardisasi, yaitu:
1. Apabila tindakan perbaikan atau solusi masalah itu tidak distandardisasikan, maka terdapat kemungkinan setelah periode waktu tertentu manajemen dan karyawan akan kembali menggunakan cara-cara kerja lama sehingga memunculkan kembali masalah yang telah pernah diselesaikan itu.
2. Apabila tindakan perbaikan atau solusi masalah itu tidak distandardisasikan dan didokumentasikan, maka terdapat kemungkinan setelah periode waktu tertentu apabila terjadi pergantian manajemen dan karyawan akan menggunakan cara-cara kerja yang memunculkan kembali masalah yang telah pernah diselesaikan oleh tim peningkatan kualitas terdahulu itu.

Standardisasi sangat diperlukan sebagai tindakan pencegahan untuk memunculkan kembali masalah kualitas yang pernah ada dan telah diselesaikan. Hal ini sesuai dengan konsep pengendalian kualitas total modern (TQM) yang lebih berorientasi pada strategi pencegahan (strategy of prevention), bukan pada strategi pendeteksian (strategy of detection) saja. Pendokumentasian praktek-praktek kerja standar juga bermanfaat sebagai bahan dalam proses belajar terus-menerus, baik bagi karyawan baru maupun karyawan lama. Demikian pula dokumentasi tentang praktek-praktek standar dan solusi masalah yang pernah dilakukan akan merupakan sumber informasi yang berguna untuk mempelajari masalah-masalah kualitas di masa mendatang sehingga tindakan perbaikan yang efektif dapat dilakukan.

Keberhasilan penggunaan metode solusi masalah mengikuti Delapan Langkah akan ditandai dengan berkurang atau hilangnya penyebab masalah itu, yang kemudian akan muncul penyebab-penyebab lain dalam besaran yang lebih sedikit atau kecil. Tugas dari tim peningkatan kualitas, manajemen, dan karyawan adalah berpartisipasi secara total untuk melaksanakan perbaikan kualitas terus-menerus dalam proses bisnis dan industri masing-masing.

Langkah 8
Membuat Laporan Akhir dan Menentukan Rencana Perbaikan Kualitas Berikutnya Setiap tim peningkatan kualitas dalam organisasi HARUS menyerahkan laporan terdokumentasi pada akhir waktu dari proyek peningkatan kualitas itu. Selanjutnya terus-menerus memikirkan perbaikan kualitas berikutnya dan memulai lagi dari Langkah 1, yaitu: Mendefinisikan Masalah dan Menetapkan Tema Perbaikan Kualitas.

Ke-8 langkah yang dikemukakan di atas dapat diorganisasikan ke dalam siklus Deming (PDSA—Plan, Do, Study, Act) atau ke dalam siklus DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, and Control) yang merupakan metodologi pendekatan solusi masalah dalam proyek-proyek Six Sigma.

Delapan Langkah dalam Siklus PDSA terdiri dari:

A. Plan (Merencanakan), yakni:
Langkah 1. Mendefinisikan Masalah dan Menentukan Tema Perbaikan Kualitas
Langkah 2. Mencari Semua Penyebab yang Mungkin
Langkah 3. Menganalisis Akar Penyebab Masalah
Langkah 4. Merencanakan Tindakan Perbaikan

B. Do (Melaksanakan), yakni:
Langkah 5. Melaksanakan Perbaikan Study (Mempelajari):
Langkah 6. Mempelajari Hasil-hasil Perbaikan

C. Act (Menindaklanjuti), yakni:
Langkah 7. Menstandardisasikan Solusi dan Praktek-praktek Terbaik
Langkah 8. Membuat Laporan Akhir dan Menentukan Rencana Perbaikan Kualitas Berikutnya

Delapan Langkah dalam Siklus PDSA di atas apabila dikaitkan dengan metodologi Six Sigma DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, and Control), maka akan menjadi sebagai berikut:

DEFINE (D) — Mendefinisikan
Langkah 1. Mendefinisikan Masalah dan Menentukan Tema Perbaikan Kualitas

MEASURE (M) — Mengukur
Langkah 2. Verifikasi Pengukuran dan Mencari Semua Penyebab yang Mungkin

ANALYZE (A) — Menganalisis
Langkah 3. Menganalisis Akar Penyebab Masalah
Langkah 4. Merencanakan Tindakan Perbaikan

IMPROVE (I) — Meningkatkan
Langkah 5. Melaksanakan Perbaikan
Langkah 6. Mempelajari Hasil-hasil Perbaikan

CONTROL (C) — Mengendalikan
Langkah 7. Menstandardisasikan Solusi dan Praktek-praktek Terbaik
Langkah 8. Membuat Laporan Akhir dan Menentukan (Mendefinisikan)

Rencana Perbaikan Kualitas Berikutnya
Delapan Langkah yang dikemukakan di atas, baik dalam siklus Deming (PDSA) maupun siklus DMAIC (Pendekatan Six Sigma) membutuhkan alat-alat perbaikan kualitas sederhana, yang disebut sebagai tujuh alat, sehingga umum dikenal sebagai: Delapan Langkah Tujuh Alat (DELTA).

Tujuh Alat yang sering dipergunakan oleh Tim Peningkatan Kualitas adalah:
1. Lembar Periksa (Check Sheet)
2. Stratifikasi
3. Diagram Pareto
4. Why-why diagram dan Diagram Sebab-Akibat (Cause and Efeect Diagram) atau Diagram Tulang Ikan (Fish Bone Diagram)
5. Histogram
6. Diagram Tebar (Korelasi)
7. Peta-peta Kontrol (Control Charts)

Catatan Penutup:
*) Keberhasilan solusi masalah kualitas sekitar 80% ditentukan oleh Quality Leadership (Kepemimpinan Kualitas) dalam menerapkan Delapan langkah dan hanya 20% ditentukan oleh penggunaan alat-alat statistika (statistical tools).

*) Yang diperlukan dalam memahami implementasi statistika untuk solusi masalah kualitas adalah 80% berkaitan dengan Statistical Thinking (memahami bagaimana perilaku proses statistikal yang ditimbulkan oleh variasi penyebab khusus dan variasi penyebab umum) dan hanya 20% berkaitan dengan aplikasi Statistical Tools (penerapan alat-alat statistika yang sekarang ini analisisnya telah banyak menggunakan bantuan paket-paket software komputer).

Referensi: Vincent Gaspersz, TOPS—Team Oriented Problem Solving, Penerbit Gramedia Jakarta, 2007.